Sistema de gestión integrado

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La Superintendencia de la Economía Solidaria cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad certificado y con un Sistema de Gestión Ambiental en proceso de implementación, para la prestación de los servicios de vigilancia, inspección y control bajo las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 e ISO 14001;2004 respectivamente, esto con el fin de mejorar la calidad de los servicios y trámites ofrecidos por la entidad y disminuir o eliminar los impactos ambientales que se genera en cumplimiento de este. 

La norma ISO 9001 determina los requisitos que deben cumplir las empresas que quieran demostrar su capacidad para lograr la satisfacción del cliente. Así mismo, la norma técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 fue adoptada por el Gobierno Nacional a través del Decreto 4110 de 2004 como reglamentación de la Ley 872 de 2003, y actualizada con el Decreto 4485 de 2009, por la cual se establece la adopción de sistemas de calidad y eficiencia administrativa en las entidades estatales. La norma está dirigida a todas las entidades de la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
 
En cuanto al Sistema de Gestión Ambiental, como directiva del sector Hacienda, se detectó la necesidad de que las Entidades del Estado contribuyan al mejoramiento del medio ambiente, controlando los aspectos ambientales con el fin de disminuir o eliminar los impactos  que estos generan.
A través de la Resolución No. 2015121000015 del 05 de enero de 2015, la Alta Dirección de la Superintendencia de la Economía Solidaria adoptó la Política y los Objetivos de calidad y Ambiental con el fin de dar a conocer la intención que tiene con el Sistema de Gestión Integrado:
 
Política de Calidad y Ambiental
 
“La Superintendencia de la Economía Solidaria supervisa la actividad de las organizaciones solidarias bajo su competencia y se compromete a:
 
• Prestar un servicio con calidad basado en la mejora continua del sistema integrado de gestión.
• Generar confianza en el sector, satisfaciendo los requisitos de los clientes y cumpliendo los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba.
• Optimizarlos canales de comunicación y la atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes
• Prevenir la contaminación, mitigar, controlar y/o reducir los impactos ambientales negativos derivados de los procesos misionales y los servicios, en coherencia con los objetivos y metas ambientales.
• Capacitar, informar y sensibilizar en el aprovechamiento responsable de los recursos naturales, y en actividades destinadas a fortalecer las competencias del Talento Humano de la Entidad.
 
Para así contribuir al cumplimiento de los planes, programas y proyectos institucionales, sectoriales y nacionales.”
 
Objetivos de Calidad y Ambiental
 
Mantener el desempeño y la mejora continua del sistema integrado de gestión
Supervisar las organizaciones de la economía solidaria, que están bajo su competencia.
Mejorar la calidad del servicio y el medio ambiente fortaleciendo el Talento Humano.
Mejorar los canales internos y externos de comunicación de la entidad.
Dar atención y respuesta oportuna a las quejas, reclamos y consultas, formuladas por la ciudadanía.
Formular, desarrollar y ejecutar, oportunamente, los proyectos de inversión de la entidad.
Desarrollar programas de gestión que ayuden a prevenir la contaminación, a reducir y controlar los aspectos e impactos ambientales identificados.
 
La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Superintendencia requirió la participación activa de los funcionarios, directivos, profesionales, técnicos y asistenciales.
Como resultado de esta implementación, Supersolidaria definió sus procesos estratégicos, misionales y de apoyo, como se observa en la siguiente imagen, de igual manera elaboró el Manual de Calidad y Ambiental y documentó todos sus procesos y procedimientos en el software ISOlución.
 
 

 

Mapa de Pocesos Supersolidaria 

Los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental de la Entidad están construidos bajo  un enfoque basado en procesos, lo cual indica que existe interacción entre ellos, esto se evidencia en la Caracterización de cada Proceso, donde se registra los procesos proveedores, con sus respectivas entradas, la descripción de las fases o etapa, los controles aplicados, las salidas y los procesos clientes.

De acuerdo con el rol que desempeñan los procesos en la Superintendencia, se clasifican así:
 
Procesos estratégicos:
 
Provee metodologías para formulación, seguimiento y evaluación de acciones y establece directrices y estrategias a seguir en el desarrollo de las funciones de la entidad dirigidas al cumplimiento de objetivos y políticas.
 
Promueve la comunicación y el intercambio informativo entre públicos internos y externos de la organización.
 
Asegura la implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integrado.
 
La alta dirección de la entidad evidencia su compromiso hacia la Calidad y el Medio Ambiente comunicando a los funcionarios la importancia de satisfacer los requisitos del cliente; estableciendo la Política y Objetivos de calidad y medio ambiente; realizando revisiones al Sistema de Gestión Integrado; proporcionando los recursos necesarios para mantener el Sistema y para mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar la satisfacción de los clientes y partes interesadas. 
 
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas es el Representante de la dirección para el Sistema de gestión Integrado designado por el Superintendente de la Economía Solidaria. 
 
El Representante de la Dirección debe asegurarse que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión Integrado, debe informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema y de cualquier necesidad de mejora, debe asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
 
Procesos Misionales: 
 
Atención de trámites relacionados con la labor de supervisión para la satisfacción del cliente externo. Los procesos de Vigilancia, Inspección, Control de las entidades de economía solidaria objeto de supervisión y Gestión de Interacción Ciudadana.
 
Procesos de apoyo: 
 
Garantizan los recursos económicos, tecnológicos, de personal para el cumplimiento de la misión institucional, así como la evaluación a la gestión y la expedición de normatividad que regula el sector.
 
 
A continuación se observa mediante una representación gráfica los procesos:
 

 

Los documentos que describen las actividades en los procesos misionales para la toma de decisión se relacionan a continuación:
 

Consolidado indicadores de gestión 

Con el fin de medir el desempeño de los procesos y a su vez determinar el grado de cumplimiento de los Objetivos y Política de Calidad y Ambiental, se definieron los Indicadores de Gestión, los cuales permiten mejorar de acuerdo al resultado obtenido. A continuación se observa el consolidado: